Comment maintenir des données de qualité dans son CRM Hubspot ?

L’enjeu de maintenir des données CRM de Qualité

Un CRM, aussi sophistiqué soit-il, est aussi puissant que les données qu’il contient. L’adage anglo-saxon “Garbage in, Garbage out” l'illustre bien : des données de mauvaise qualité produiront inévitablement des résultats médiocres, même équipé avec les meilleurs outils. La donnée constitue aujourd’hui la fondation de toute stratégie réussie.

Dans HubSpot comme dans tout CRM, garantir la qualité et l’exactitude des données reste un défi. Sans processus rigoureux et face à des sources d’erreurs multiples — saisies manuelles ou en doublon dans deux outils différents, erreurs de format (texte libre au lieu de menus déroulants), données obsolètes, ou champs non remplis — les erreurs s’accumulent et compromettent les efforts marketing et commerciaux.

Maîtriser ses données c’est être en position de force pour se démarquer dans un environnement de plus en plus compétitif, de plus en plus digital. Cela vous permet également de saisir toutes les opportunités de votre CRM pour faire plus de performance commerciale. 

Les conséquences de données CRM incorrectes

Les effets de données obsolètes ou incorrectes vont bien au-delà d’une simple perte de temps. Des informations non vérifiées ou des doublons mènent à des pertes de temps ou de ressources, rendent impossibles certaines actions, faussent les analyses voire provoquent une baisse de la qualité de la relation client.

Segmentation marketing impossible, personnalisation des communications erronée, adresses emails non valides, critères de sorties de l’étape commerciale inconnus.., il devient compliqué voir impossible d’avoir de l’information utile sur ce qu’il se passe dans la machine.

Par exemple, le mauvais ciblage peut impacter la perception que les prospects ont de l’entreprise, tandis que des erreurs dans les informations des contacts compliquent l’engagement et les interactions personnalisées. Pire encore, sans données fiables, les équipes de vente et marketing perdent confiance en leur outil CRM, compromettant les décisions basées sur ces informations. Les efforts marketing et commerciaux sont alors investis au mauvais endroit.

Outils et méthodes pour nettoyer et enrichir les données des propriétés dans HubSpot.

Pour vous aider à maintenir vos données à jour, voici 5 bonnes pratiques pour maintenir la qualité des données dans Hubspot 

1. Revue régulière des champs et sélection de la donnée actionnable

Avant tout ajout de nouvelles données, il est recommandé de limiter les champs aux informations essentielles pour éviter la surcharge. Trop de champs, surtout inutilisés, découragent les utilisateurs au quotidien et peuvent réduire la précision des rapports. Par exemple, mettre en place un rituel de revue périodique avec les équipes commerciales pour actualiser ou supprimer des données obsolètes renforcera l’adoption et donc l’efficacité de votre CRM.

Aussi, passer le format d’un champ de texte libre à un menu déroulant simplifiera à la fois le remplissage des champs par vos équipes, comme déverouillera une possibilité de reporting précis. On parle ici d’un travail structurant sur votre modèle de données. Il s’agit souvent de simplifier pour améliorer les processus.

2. Déduplication et automatisation

Hubspot inclut nativement des outils de déduplication qui permettent de repérer et fusionner des fiches de contacts ou d’entreprises en double. Il faut passer en revue ces doublons de manière régulière pour identifier les problèmes et les réguler.

Aussi, une bonne pratique est d’utiliser les workflows pour compléter les champs importants et garantir que les informations restent précises et actualisées sur les fiches associées grâce à un système de “tampon” ou recopie de données. Cartographier les sources de créations de vos fiches est également indispensable pour réviser les règles de créations et d’associations et in fine éviter les doublons. Sélectionner des identifiants uniques d’objet sera la clé pour rapprocher des fiches entre elles, et les associer avant d’en créer de nouvelles.

3. Enrichissement automatisé des fiches par intégrations d’outils tiers 

Pour enrichir les fiches de contacts ou d’entreprises dans votre CRM, il est possible d’intégrer des sources de données externes qui complètent automatiquement les informations firmographiques et démographiques, comme le secteur d’activité, la taille de l’entreprise, ou encore les coordonnées des contacts clés (emails, téléphones).

Cette approche garantit des fiches complètes, facilite la segmentation et le ciblage et améliore la pertinence des campagnes, sans parler du temps économisé par vos commerciaux à copier coller de données entre deux outils…

4. Tableaux de bord et suivi de qualité de la donnée

En configurant des tableaux de bord personnalisés dans HubSpot, vous pouvez surveiller et améliorer la qualité de vos données en temps réel, un aspect essentiel de ce que l’on nomme la Data Quality. Voici les tableaux et assets dont vous aurez besoin :

1. Un tableau de bord individuel offre aux utilisateurs une vue d’ensemble actionnable, incluant le taux de remplissage des champs clés, les associations manquantes entre objets (contacts, entreprises, transactions), et une liste des tâches pour corriger et enrichir les données. Chacun est alors rendu autonome et responsable de son périmètre.
2. Un tableau de bord global pour l’équipe commerciale présente une vue consolidée de l’état de la base, avec une analyse des doublons et des données incomplètes, permettant de prioriser les actions correctives.
3. Un tableau de suivi marketing aide l’équipe à améliorer la segmentation et le nurturing en assurant le suivi de la complétion des champs critiques et des processus d’enrichissement automatique via API.
4. Des workflows automatisés peuvent aussi envoyer des alertes sur les champs essentiels incomplets, encourageant ainsi l’équipe commerciale à finaliser les fiches entreprises et les transactions.

Pour plus d'information sur les KPI à suivre dans votre CRM, vous pouvez consulter notre article sur le sujet. 

5. L’automatisation via code custom

En utilisant Hub Operations, vous pouvez intégrer des scripts personnalisés pour uniformiser automatiquement les informations telles que les noms et prénoms ou les adresses. Un script peut aussi ajuster automatiquement le format des numéros de téléphone en fonction des standards internationaux ou des préférences régionales.

Avec l’IA, vous pouvez aussi par exemple intégrer un modèle de traitement du langage naturel dans votre CRM pour analyser les champs de commentaires laissés par les clients et en extraire automatiquement des informations clés, comme l’intention ou le sentiment. Connecté via API à HubSpot, ce système enrichira chaque fiche en ajoutant des tags pertinents (ex. : “intéressé par une démo”, “frustration face à un délai de livraison”).

Ces automatisations standardisent la donnée en information et améliorent la lisibilité et l’exploitabilité des données tout en économisant du temps. Les scripts et l’utilisation de webhooks en temps réel permettent l’accès à de nouvelles stratégies data dont la seule limite sera votre capacité à innover.

En conclusion, investir dans des pratiques de qualité des données dans HubSpot permet de tirer parti du plein potentiel de son CRM et de ses efforts marketing et commerciaux. En garantissant des données fiables et bien structurées tout au long du parcours d’achat et du cycle de vie, les équipes commerciales et marketing renforcent leur efficacité et leur compétitivité sur le marché. A

vec une base de données optimisée, les entreprises sont mieux positionnées pour anticiper les besoins des clients et atteindre leurs objectifs de croissance.