OCTO Technology est un cabinet de conseil spécialisé dans les nouvelles technologies et les enjeux de la transformation digitale.
Reconnu pour leurs expertises technologiques et méthodologiques, et leurs méthodes d’organisations innovantes, OCTO Technology organise également plusieurs événements : La Duck Conf, La Grosse Cong, USI Events et La School of Product.
Depuis 2020, Markentive intervient auprès des équipes de OCTO Technology pour les accompagner sur des thématiques marketing, sales et techniques stratégiques pour l’entreprise.
C’est dans ce cadre que OCTO Technology a fait appel à Markentive en 2023 pour développer un connecteur custom entre HubSpot et leur outil de gestion des événements, Inwink.
Les challenges
Pour suivre l’organisation et le ROI des événements, OCTO Technology était confronté à plusieurs challenges :
1- Une connaissance client non optimisée au coeur du CRM
Déjà utilisatrices de HubSpot, les équipes de OCTO Technology avaient pour ambition de centraliser toute la connaissance client au cœur de HubSpot afin de disposer d’une vue unifiée sur les contacts, d’un point de vue démographique et comportemental. Or, sans les informations d’inscription et de participation aux événements, cette connaissance client n’était pas optimisée, les acteurs commerciaux ne disposaient pas de toutes les informations et les équipes marketing ne pouvaient pas segmenter la base de données de manière précise.
2- Un manque de visibilité sur le chiffre d’affaires générés par les conférences
L’organisation des événements de OCTO Technology représente un investissement non négligeable pour l’entreprise, et il était essentiel pour les équipes d’être en mesure de suivre le chiffre d’affaires généré par ceux-ci. Le calcul et le suivi du chiffre d’affaires des conférences était donc fait manuellement, via des exports de données et analyses dans des fichiers Excel. L’information n’était alors pas disponible ou accessible facilement.
3- Du temps perdu dans le traitement des données
Afin de pouvoir tout de même suivre la performance des conférences, et disposer d’informations dans le CRM, les les équipes devaient procéder à des exports et imports de données, tâche chronophage, puis créer des rapports personnalisés pour chaque conférence, chaque année.
La solution apportée
Afin de fluidifier les processus, de faire gagner du temps aux équipes, et surtout d’offrir aux parties prenantes de OCTO Technology une vision à 360° de leurs prospects et clients directement dans le CRM, Markentive a déployé une synchronisation personnalisée entre HubSpot et Inwink.
1- Les données liées à la participation aux événements directement au coeur du CRM
Via le développement d’un webhook, les inscriptions aux événements sont désormais envoyées en temps réel de Inwink vers HubSpot. Pour récupérer ces informations, Markentive a créé un objet personnalisé dans le CRM de OCTO Technology, dédié aux participations.
À chaque nouvelle inscription, une nouvelle fiche participation est créée et associée au contact par le biais de son adresse e-mail. Sur cette participation, les informations essentielles sont récupérées : événement, édition de l’événement, date d’inscription, date de participation, etc.
Si le contact qui s’inscrit à l’événement n’existe pas déjà dans le CRM, celui-ci est également créé.
Une carte d’association personnalisée a été créée et ajoutée aux fiches contact afin d’être consultée par tous les utilisateurs HubSpot. Ainsi, les acteurs commerciaux disposent d’une vue complète sur les prospects et clients, et les équipes marketing peuvent cibler plus précisément la base de contacts pour envoyer des communications personnalisées.
2- Les commandes disponibles directement dans HubSpot
Toujours via le développement d’un webhook, les commandes (achats de billets) faites pour les événements sont envoyées en temps réel de Inwink vers HubSpot. Pour récupérer ces informations, Markentive a créé un pipeline pour chaque conférence.
À chaque nouvelle commande, une nouvelle fiche transaction est créée et associée au contact acheteur par le biais de son adresse e-mail. Sur cette transaction, on retrouve les informations essentielles liées à la commande : événement, édition de l’événement, date d’achat, nombre de billets, montant, etc.
Si le contact qui passe la commande n’existe pas déjà dans le CRM, celui-ci est également créé.
Dans chaque pipeline, et pour identifier facilement la performance de chaque édition des conférences, des tags sur les transactions par année ont été créés.
3- Du reporting en temps réel
Grâce à la synchronisation, des tableaux de bord personnalisés ont pu être créés pour suivre la performance de chaque événement :
- Nombre de participants à chaque événement
- Nombre de participants par type (en personne, en physique)
- Nombre de commande passées
- Montant des commandes passées
Par ailleurs, des objectifs ont été créés dans HubSpot afin d’assurer leur suivi dans HubSpot, notamment :
- Objectif de chiffre d’affaires
- Taux de remplissage de la salle
- Nombre de billets vendus
Des résultats déjà constatés :
Le déploiement de la synchronisation entre HubSpot et Inwink permet d’ores et déjà aux équipes de constater les premiers bénéfices :
- Des données 100% intégrées et synchronisées entre HubSpot et Inwink
- 1 dashboard personnalisé créé pour chaque conférence, facilitant ainsi le suivi de la performance
- 2 jours de traitement de données manuel économisées lors de chaque conférence par les équipes de OCTO Technology
À ce jour, OCTO Technology poursuit sa collaboration avec Markentive pour l’amélioration continue de ses processus marketing, sales et techniques.
Un mot de notre client OCTO Technology :
Nous travaillons avec Markentive depuis plusieurs années pour de nombreuses raisons, parmi lesquelles :
- La qualité d’écoute et de compréhension de nos problématiques d’entreprise
- Les recommandations adaptés et calibrées à nos ambitions de croissance
- La force de proposition sur des sujets mal maîtrisés en interne
- La capacité d’adaptation à des publics qui ont des niveaux de maturité différents
- La disponibilité, réactivité et sympathie des équipes !
Pauline Lamey, Sales Operations & Marketing Manager
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