Intégration HubSpot et Pipedrive: optimisez la collaboration marketing - ventes

Qu’est-ce que la solution Pipedrive ?

Pipedrive est un des CRMs (outil de Customer Relationship Management) les plus utilisés dans le monde et permet de gérer de manière simple et intuitive la relation client. Il est utilisé par plus de 95 000 entreprises dans 179 pays et se classe dans les 10 meilleurs CRM sur G2. Le CRM est disponible en 8 langues, il propose plus de 250 intégrations avec des outils tiers et sa cible principale sont les petites et moyennes entreprises. 

Parmi les fonctionnalités mises en avant par Pipedrive, nous retrouvons :

• les outils essentiels pour la vente : pipelines des affaires, produits, automatisations,  reportings ;
• le suivi des emails et des communications ;
• la facturation ;
• la qualification des prospects ;
• la gestion des tâches commerciales.

L’objectif du CRM est d'accroître la productivité des commerciaux, tout en fournissant une expérience client qualitative.

Pourquoi intégrer HubSpot avec Pipedrive ?

La solution Pipedrive n’offre pas d’outil de Marketing Automation, il arrive donc souvent que des entreprises utilisent un outil tiers, type HubSpot Marketing Hub, pour la gestion de leurs actions marketing.

HubSpot Marketing vous permet en effet de créer des landing pages, des formulaires, des CTAs, mais aussi d’envoyer des emailings, de gérer des campagnes payantes et vos publications sur les réseaux sociaux. Grâce à toutes ces fonctionnalités vos équipes peuvent générer des leads, les segmenter,  les faire monter en maturité et les transmettre aux commerciaux lorsqu’ils sont plus qualifiés .

Il est donc très important de pouvoir synchroniser ces deux plateformes, afin d’avoir les informations nécessaires pour lancer des actions pertinentes et collecter les bonnes données sur les prospects et clients. 

Alignez vos équipes Marketing et Commerciales 

En intégrant votre CRM Pipedrive à HubSpot, vous pourrez avoir une vision plus complète du buyer journey de vos contacts et mieux les cibler avec des actions pertinentes.

Les leads générés via des campagnes marketing pourront être synchronisés ainsi avec le CRM et les commerciaux sauront quelle est la source de ces leads (campagne payante, trafic organique, etc.).

L’équipe de ventes pourra qualifier les leads marketing et, si besoin, les ajouter dans un scénario de nurturing automatisé ou leur envoyer une séquence d’emails.

Gagnez du temps en synchronisant les informations importantes 

Selon le type de synchronisation que vous choisissez, vous pourrez envoyer des données de manière unidirectionnelle ou bi-directionnelle entre vos deux outils. L’intégration entre Pipedrive et HubSpot vous fera gagner du temps car elle vous évitera de devoir passer par des extractions de CSV et de faire d’autres  actions manuelles pour mettre à jour vos listes de contacts et d’entreprises et pour vous assurer que toutes les informations associées à ces contacts (les propriétés) soient renseignées là où elles vous seront le plus utiles sur les 2 plateformes. La mise à jour automatique des propriétés entre Pipedrive et HubSpot permettra aussi de créer des campagnes plus impactantes et d’observer en détail le comportement de vos contacts ainsi que leurs intéractions sur les deux plateformes.

Bénéficiez de  reportings détaillés pour piloter votre performance 

Grâce à la granularité des informations fournies par les deux plateformes, vous aurez des données détaillées sur vos contacts et entreprises. 

En faisant du reporting sur HubSpot, vous pourrez déterminer par exemple quels sont les leads générés par le marketing et quels sont les leads générés par les commerciaux, mais aussi analyser leurs taux de conversions.

Comment intégrer HubSpot avec Pipedrive

Il existe différentes façons d’effectuer l’intégration et la synchronisation des données. Nous allons nous focaliser sur l’intégration native disponible sur la Marketplace de HubSpot. Il en existe d’autres, via des middlewares (logiciels tiers qui créent un réseau d'échange d'informations entre différentes applications informatiques) ou APIs, qui peuvent être intéressants dans certains cas très spécifiques.

Petit avant-propos : jusqu’en novembre 2021, la synchronisation entre HubSpot et Pipedrive se faisait nativement via PieSync, solution rachetée par HubSpot il y a quelques années. Depuis janvier 2022 PieSync n’est plus disponible et a été complètement remplacé par DataSync, fonctionnalité de synchronisation de données disponible avec les outils gratuits de HubSpot et avec le Hub Operations.

1. Pré-requis pour la synchronisation Pipedrive - HubSpot

Avant de commencer, assurez-vous que :

• Vous êtes Super Admin sur votre instance HubSpot ou bien vous avez des droits d’accès à la Marketplace ;
• Vous êtes Admin sur votre compte Pipedrive et vous avez souscrit une formule payante (Essential, Advanced, Professional ou Enterprise) ;
• Si vous souhaitez synchroniser des propriétés personnalisées, vous devrez être sur un abonnement HubSpot Operations Starter à minima.

2. Installer l’application Data Sync - Pipedrive sur HubSpot

1. Il suffira d’aller dans l’App Marketplace sur HubSpot et chercher Pipedrive dans la barre de recherche, ou bien aller la choisir dans Sales > CRM.

2. Vous arriverez sur la page de l‘App qui vous explique le fonctionnement de celle-ci et vous montre si les pré-requis pour pouvoir utiliser l’App sont respectés.

3. Cliquez sur “Installer l’application”.

4. Vous retrouverez votre application dans les Paramètres de HubSpot > Intégrations > Applications connectées. Ici vous pouvez vous connecter à votre compte Pipedrive et activer la connexion.

5. Vous pourrez également vérifier la connexion de l’app HubSpot à partir de votre compte Pipedrive, en allant dans vos Paramètres > Outils et applis > Applications Marketplace.

3. Paramétrer les synchronisations entre Pipedrive et HubSpot

Vous pourrez configurer la synchronisation entre les deux plateformes à partir de HubSpot.

1. Vous devrez d’abord choisir l’objet que vous souhaitez synchroniser. Les possibilités offertes aujourd’hui sont Contact, Entreprise ou Transaction. N. B. Les objets personnalisés de HubSpot ne peuvent pas être synchronisés via les applis Data Sync actuellement. Ce cas d’usage peut avoir besoin d’une intégration spécifique via API.

2. Ensuite vous devrez décider si vous souhaitez mettre en place une synchronisation :

• Bidirectionnelle : par exemple tous les contacts de Pipedrive doivent être synchronisés sur HubSpot et vice-versa ;

• Unidirectionnelle de HubSpot vers Pipedrive : par exemple, tous les changements sur les contacts HubSpot impacteront les contacts dans Pipedrive, mais pas le contraire ;

• Unidirectionnelle de Pipedrive vers HubSpot : par exemple, les modifications faites sur les entreprises de Pipedrive s’appliqueront également aux objets entreprises dans HubSpot, mais pas le contraire ;

• Partielle, en utilisant les filtres de synchronisation : par exemple synchroniser seulement une certaine propriété de l'objet choisi (email, source du lead, etc.).

3. Vous pourrez choisir quelle application prend le dessus en cas de doute et décider comment gérer vos doublons.

4. Il ne vous reste plus qu'à définir le mappage des champs, en cliquant sur l’onglet à côté des Règles de synchronisation.

L’appli vous propose des mappages par défaut, que vous ne pourrez pas modifier ni supprimer. 

Vous pourrez tout de même activer ou désactiver les mappages selon vos besoins (tous les abonnements), ainsi qu’ajouter des mappages personnalisés (instances ayant un Hub Operations).

Attention : les champs de types “menu déroulant”, “checkbox” ou “radio select” ne peuvent pas être synchronisés, ils peuvent juste être mappés en tant que texte dans des champs texte. Des améliorations sont prévues ces prochains mois, selon la roadmap annoncée par HubSpot.

5. Une fois que vous aurez finalisé votre configuration, vous pourrez accéder au Récapitulatif et choisir d’activer la synchronisation. Il faudra environ 10 minutes pour que la synchronisation soit active, mais tout dépendra du nombre d'éléments que vous devrez synchroniser. Ensuite, la recherche de mises à jour aura lieu toutes les 5 à 10 minutes.

Comment Markentive vous accompagne dans votre projet d’intégration 

L’intégration entre Pipedrive et HubSpot semble relativement simple à mettre en place, il ne suffit que de quelques clics. Toutefois cette étape, n'est que la dernière d'un processus plus long et plus stratégique.

Chez Markentive, nous accompagnons les entreprises dans toute la réflexion et la partie stratégique qui précède l’activation de l’intégration. 

A. Définir le sens de votre synchronisation

Comme mentionné plus haut, vous avez plusieurs options de synchronisation. Un intégrateur comme Markentive pourra vous accompagner dans la définition de votre stratégie et à vous poser les bonnes questions, selon vos besoins métiers et les spécificités de votre business. Nous choisissons ensemble les besoins en synchronisation qui ont le plus de sens pour vos cas d’usage après une analyse approfondie de vos processus marketing et commerciaux.

B. Faire le point sur le fonctionnement de votre CRM

Avant de synchroniser votre CRM Pipedrive avec HubSpot, il est conseillé de faire du ménage dans votre base de données ! Il faudra définir :

• les contacts à éliminer (hard bounces, désinscrits, …) ;
• les contacts à synchroniser (prospects, clients actuels ou anciens également ? Y a-t-il des clients avec qui la relation est fini / pas récupérable et qu’il faudrait éliminer ou ajouter sur une liste d’exclusion ? ) ;
• que faire des contacts rattachés à des Transactions perdues et qui n’ont pas eu d’activité depuis un certain temps ;
• comment gérer les entreprises liées aux Transactions perdues ;
• s’il est intéressant de synchroniser des Affaires Pipedrive avec des Transactions HubSpot (et si oui, lesquelles ? Par exemple choisir juste les Affaires en cours ou gagnées depuis X temps) ;
• ….et beaucoup d’autres questions !

Grâce à un accompagnement sur mesure, Markentive pourra vous aider à remettre à plat votre stratégie CRM et repartir d’un bon pied, afin de bénéficier pleinement des avantages de la synchronisation avec HubSpot.

C. Comprendre et prioriser vos cas d’usage

Vous n’aurez probablement pas besoin d’ajouter tous les contacts Pipedrive sur HubSpot. Il sera très important de définir quels contacts seront des contacts Marketing qui pourront recevoir vos communications, et quels contacts ne le seront pas.

Le coût de votre plateforme HubSpot dépend aussi du nombre de contacts de type marketing que vous avez en base, c’est pour cela qu’il est conseillé de faire le tri dans votre synchronisation. Nous pourrons vous accompagner sur ce point en définissant des listes et des filtres de synchronisation en se basant sur vos cas d’usage.

Nous espérons que cet article vous a donné des pistes de réflexion et vous a été utile ! N’hésitez pas à contacter nos experts si vous avez des questions ou des besoins spécifiques sur la synchronisation Pipedrive - HubSpot.