Créé en 2008, le logiciel de gestion de projet Asana permet de faciliter le suivi et l’organisation de projets communs à plusieurs équipes via un seul outil.
S’il permet de faciliter la collaboration entre les équipes, il représente également une solution idéale pour éviter de multiplier les supports de travail et les nombreux fichiers de suivi Excel car tout est centralisé sur une plateforme en ligne.
Déjà très complet, Asana apporte encore plus de valeur ajoutée lorsqu’il est connecté avec d’autres outils. L’intégration entre HubSpot et Asana permet en effet de créer des tâches automatiquement dans Asana à partir d’informations disponibles dans votre CRM HubSpot mais également de partager de l’information sur vos transactions et campagnes HubSpot dans vos différents projets sur Asana.
Dans cet article, on vous dévoile tout sur les avantages de cette intégration et sur les étapes pour la mettre en place.
Qu'est-ce qu’Asana ?
Asana est un logiciel de gestion de projet en ligne qui favorise la collaboration entre équipes. Ce logiciel permet aux entreprises de centraliser l’ensemble de leurs tâches, projets et équipes à un seul endroit afin de faciliter la collaboration et la communication entre les différentes équipes.
En utilisant Asana, les équipes peuvent assigner des tâches, fixer des échéances, suivre l'avancement des projets et partager des fichiers en temps réel. Cela permet de réduire les retards et de s'assurer que chaque membre de l'équipe a le même niveau d’information.
De plus, Asana offre des fonctionnalités de reporting pour surveiller les performances des projets et des équipes, ainsi que des intégrations avec d'autres outils populaires tels que Google Drive et Slack.
Grâce à ces fonctionnalités et avantages, Asana peut aider les entreprises B2B à gagner en productivité, à réduire les coûts et à améliorer leur efficacité opérationnelle.
Les avantages d'une intégration entre Asana et HubSpot
HubSpot est une plateforme tout en un qui propose à la fois un CRM, des outils de sales enablement, une solution de service client et une solution de marketing automation. L’ensemble de la plateforme HubSpot a pour objectif de donner aux équipes marketing et commerciales les outils pour sublimer l’expérience prospect et client.
Alors pourquoi connecter HubSpot à Asana ? HubSpot est un outil dédié à vos équipes service, marketing et commerciales mais toutes vos équipes n’auront pas accès à la plateforme.
En intégrant HubSpot à la plateforme Asana, vous pouvez lancer des projets et des tâches à destination de vos autres équipes en fonction de paramètres définis dans votre instance HubSpot, le tout pour fluidifier la collaboration entre celles-ci.
Automatiser la création de tâches dans Asana
En intégrant Asana avec HubSpot, vous avez la possibilité de créer des processus automatisés pour gérer plus facilement l’organisation du travail entre équipes.
Par exemple, lorsqu’une transaction change de statut et passe en deal signé dans HubSpot, vous avez la possibilité d’utiliser cette information comme trigger d’un workflow pour créer une tâche dans Asana.
Vous pourrez alors définir : la personne en charge de la tâche, son timing, décrire la tâche, définir le projet auquel la tâche est associée, et les personnes qui doivent être informées de cette tâche sans pour autant avoir à l’effectuer.
Si vos process sont standardisés et que vos équipes de production, logistiques ou de facturation doivent effectuer une série d’actions bien définies en fonction du statut de vos transactions, cette intégration vous facilitera grandement la vie.
De même si vous avez différents pipelines de transaction qui nécessitent l’intervention d’équipes différentes à chaque étape de la transaction, vous gagnerez un temps précieux et coordonnerez vos équipes beaucoup plus facilement.
Maintenir les équipes informées en temps réel
L’intégration entre HubSpot et Asana permet aux équipes utilisatrices d’Asana d’accéder à des informations importantes concernant des transactions et des campagnes marketing au sein de leurs projets sur Asana.
Ainsi, il est possible d’associer à une tâche définie préalablement à
- une transaction, dont les équipes pourront voir le montant, le statut ou encore l’owner
- un email, dont les équipes pourront consulter le statut (brouillon / envoyé) ou encore les performances (taux de clic, taux d’ouverture)
Par conséquent, vos équipes ne perdront plus de temps à chercher de l’information dans différents outils et vous n’aurez plus besoin de créer des comptes HubSpot pour des utilisateurs passifs qui auraient uniquement besoin de consulter ce type d’information.
La synchronisation ayant également lieu en temps réel, cela garantit une fiabilité de l’information et un bon déroulé des opérations en lien avec les transactions en question.
Comment intégrer Asana à HubSpot étape par étape
Méthode 1. Associer Asana et HubSpot via un Widget
Avant de pouvoir créer des tâches dans Asana vis vos workflows HubSpot, il est nécessaire de connecter vos deux outils. Une des façons de le faire est de passer par Asana et de vous rendre dans le projet pour lequel vous avez besoin d’HubSpot.
Étape 1 : Connecter Asana et HubSpot
- Connectez-vous dans Asana et allez dans l’onglet « Personnaliser ».
- Dans le menu, déroulez vers le bas et dans « Applications », sélectionnez + Ajouter une application.
- Sélectionnez HubSpot. Les applications vont se connecter.
- Ensuite, choisissez Associer un projet et suivez les étapes demandées pour connecter les deux applications.
Étape 2 : Associer une tâche Asana à une transaction ou une campagne HubSpot
Voici la marche à suivre, maintenant que les deux applications sont connectées :
- Accédez à une tâche Asana.
- Allez en haut du volet des détails de la tâche et dans le champ HubSpot cliquez sur Ajouter une transaction HubSpot ou un e-mail marketing.
- Entrez l’URL de la transaction ou de la campagne e-mailing que vous souhaitez associer à la tâche Asana.
- Vous pourrez accéder à toutes les informations HubSpot dans le volet des tâches.
Vous pouvez répéter cette action pour autant de tâches que vous le souhaitez.
Méthode 2 : Intégrer Asana et HubSpot via les Workflows d’HubSpot
Vous pouvez faire cette intégration directement depuis les Workflows HubSpot. Là encore, l’intégration ne permet qu’une synchronisation unidirectionnelle.
Vous avez la possibilité de connecter les deux applications en vous rendant dans la marketplace et en recherchant Asana. Vous devrez alors sélectionner l’outil Asana créé par HubSpot.
Vous pouvez également réaliser la connexion depuis un workflow existant :
- Rendez-vous dans l’outil flux de travail d’HubSpot. Sélectionnez un workflow liée à une entreprise.
- Cliquez sur Créer une tâche Asana depuis l'onglet Connecter une application.
- HubSpot vous proposera de connecter votre compte Asana (image 1).
- Ensuite, vous pourrez configurer votre tâche automatisée (image 2).
Comment configurer des tâches Asana avec des workflows sur HubSpot ?
Depuis HubSpot, accédez à vos Workflows en allant dans Automatisation. Choisissez un flux de travail ou créez-en un nouveau en cliquant sur l’icône (+).
Dans le panneau à droite, vous pouvez sélectionner Créer une tâche Asana. Configurez une action. Quand vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
Méthode 3 : Réaliser l’intégration avec Asana via un connecteur tiers
Vous pouvez également effectuer l’intégration depuis HubSpot avec un connecteur appelé Asana by ConnectIn. Cette intégration est payante mais vous offrira des possibilités supplémentaires telles que :
- La création de projets à partir de modèles existants dans Asana lorsqu'un déclencheur HubSpot est activé (par exemple, une affaire conclue a été remportée).
- Décaler automatiquement les dates d'échéance et assigner des tâches pour refléter la date du projet, le tout en prenant en compte les week-ends.
- Mettre à jour/supprimer/enregistrer un projet dans asana lorsqu'un déclencheur HubSpot est déclenché (ex : affaire conclue perdue).
Voici la marche à suivre pour utiliser ce connecteur :
- Connectez-vous à votre compte et rendez-vous dans la Marketplace des applications depuis la barre de navigation.
- Recherchez « Asana » dans la barre de recherche.
- Cliquez sur l’application Asana by ConnectIn
- Cliquez sur « Installer l’application ».
- Suivez les étapes d’installation.
Comment Markentive vous accompagne dans ce projet ?
L’intégration native HubSpot Asana est réalisable en quelques clics, toutefois elle ne permet qu’une utilisation conjointe limitée de ces deux outils via la création unidirectionnelle de tâches dans Asana via un workflow HubSpot.
Si vous avez besoin de développer votre propre connecteur pour aller plus loin dans la synchronisation de vos deux outils, notre équipe API pourra vous accompagner.
Elle pourra notamment vous aider à effectuer une synchronisation bidirectionnelle d’informations ou à mettre en place des fonctionnalités supplémentaires telles que:
- la création d’un projet complet à la signature d’une transaction
- l’ajout automatique d’utilisateurs à vos projets
- la création ou la mise à jour d’un brief projet à partir d’informations d’HubSpot
- La mise à jour du statut du projet en fonction de variable définies dans HubSpot
Vous pourrez également déclencher des événements dans HubSpot à partir d’événements ayant lieu au sein d’Asana tels que :
- La mise à jour d'une équipe projet dans Asana
- La modification ou la suppression d'un projet dans Asana
- L'ajout ou la suppression d'un tag sur un projet dans Asana
Notre équipe API vous aidera à vous poser les bonnes questions sur vos besoins métiers, par exemple :
- Comment vos équipes utilisent-elles Asana actuellement ?
- Quelles sont les informations essentielles dont vous avez besoin dans chacun des outils pour fluidifier vos process ?
- Quelles actions doivent être déclenchées après un événement défini ?
- Comment la connexion avec HubSpot pourrait-elle améliorer l’efficacité de vos équipes ?
- Quelles tâches peuvent être automatisées par Asana suite à une action sur HubSpot
Nos équipes API pourront ensuite vous proposer des solutions techniques afin de répondre à vos besoins et connecter vos outils de façon optimale.
Vous souhaitez bénéficier d’un accompagnement sur le sujet ? N'hésitez pas à contacter l'un de nos experts. Il vous aidera tout au long du processus pour mettre en place votre projet d’intégration entre ces deux outils.
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