Quand il s’agit de connecter CRM et marketing automation, mieux vaut être équipé d’un CRM comme Salesforce, Microsoft Dynamics, SugarCRM ou encore Zoho CRM. Pour synchroniser ces systèmes avec des outils de marketing automation, il suffit d’utiliser les connecteurs natifs (dans le cas de Salesforce) ou de passer par un middleware (pour les autres), ce qui rend la tâche relativement facile.
En revanche, les entreprises équipées d’un CRM custom, c’est-à-dire un système qu’elles ont développé elles-mêmes en interne, la route vers la synchronisation est longue et semée d’embuches. Il faut en effet passer par une API, une interface qui permet à deux systèmes de communiquer et d’échanger des données. Cela vous oblige à mobiliser davantage de ressources, en temps et en argent : vos développeurs vont devoir créer l’API ou vous allez devoir sous-traiter.
Dans cet article, nous vous expliquons le processus qui permet de synchroniser CRM et marketing automation via une API. Rassurez-vous, nous n’entrerons pas dans les détails techniques afin que tout le monde puisse comprendre comment marche la connexion.
Connecter CRM custom et marketing automation grâce à une API
Avant toute chose, il est important de savoir où est hébergé votre CRM custom. S’il est hébergé sur le cloud, bonne nouvelle, la tâche sera plus simple car la plupart des solutions ont des API assez stables. En revanche, si votre CRM custom est hébergé directement sur le serveur de votre entreprise, la tâche sera plus ardue. En effet, cela signifie que votre CRM est un système relativement ancien, vous devrez donc construire votre API sur le serveur également. Par ailleurs, si vous sous-traitez, votre prestataire devra accéder à votre réseau, ce qui complique encore un peu plus les choses.
Développer une API prend plusieurs dizaines (voire centaines dans certains cas) d'heures et peut donc représenter un défi de taille pour votre équipe IT en fonction de vos effectifs globaux. Deux solutions s’offrent à vous donc. Internalisez la construction de l’API si vous disposez des ressources nécessaires, ou sous-traiter pour décharger vos développeurs.
L’idée générale d’une API est ensuite de créer un branchement là où il n’y en avait pas. C’est un pont technologique en quelque sorte, comme un câble supplémentaire qui servirait à relier deux machines qui ne l’étaient pas auparavant. Cependant, la connexion ne sera pas la même en fonction de votre CRM custom et de l’outil de marketing automation que vous choisissez. En effet, chaque système présente des limites différentes. Dans le cas de Hubspot par exemple, vous serez limités à 10 requêtes API par secondes et 40 000 requêtes par jour.
Enfin, le travail ne s’arrête pas une fois l’API développée. Reste ensuite à établir la communication bi-directionnelle. Pour cela, vous devrez établir le mapping de vos données.
Data model et mapping : synchroniser CRM custom et marketing automation
La première étape consiste à établir la liste de toutes les propriétés contact, entreprise et opportunité dont vous aurez besoin. Ce sont ces données que s’échangeront votre CRM custom et le marketing automation : prénom, nom, étape du cycle de vie, etc. C’est ce qu’on appelle le data model.
Il faut ensuite construire le mapping des champs. Concrètement, cela signifie que chaque champ présent dans le CRM doit avoir son équivalent dans l’outil de marketing automation. Autrement, les deux systèmes ne pourront pas communiquer (ils ne parleraient pas la même langue si vous voulez).
Une fois le mapping terminé, vous devrez établir les règles de synchronisation. Il s’agit ici de déterminer quelles données peuvent être synchronisées du CRM vers le marketing automation (et vice versa) et dans quelles conditions. Par exemple, vous déciderez qu’un contact peut être transmis du marketing automation vers le CRM si son cycle de vie passe à MQL mais pas avant.
Chez Markentive, nous avons une grande expérience des synchronisation CRM / marketing automation, même dans les cas complexes de CRM custom. Si vous sentez le besoin de vous faire accompagner dans ce processus sensible qu’est la synchronisation, nos experts sont là pour vous conseiller. En tant qu’agence certifiée Diamond partner de Hubspot, nous pouvons également vous équiper de Hubspot Marketing avant de le connecter avec votre CRM custom.
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